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エクセルで業務非効率化

・・・なんて題名を書くと、「えっ!うそ~」と叫びたくなるかもしれません。

 

というのは、私のコンサル先で、バックオフィスの担当者が退職して膨大なエクセルが残されて、その中に重要な情報があちこちに入っていて、いっこいっこエクセルを開いて中身を確認しなければならなくて、そのデータの出所をチェックして、その作業だけで一日が終わり、うへ~~~~となっているからですね。しかも「リンクで関連性」機能を使うと、フォルダ名をうっかり変えたらデータが飛ぶので同じデータをべつのエクセルに打ち込むという・・・

 

ということで、現在サイボウズの「kintone」と格闘しています。

 

 

それはともかく。

 

エクセルって機能が豊富。

豊富な故にはまると非常に面白いツールです。

個人的に「vlookup」関数は「神!」

エクセル沼にはまる方は、マクロに手を出して、ぽちっとクリックしてデータが自動的に整理されていく様を見て「おおっ~~~!」となったり。

 

ただし、作りこむ本人は分かっていても隣で見ている他の社員は全く分かりません。

多少エクセルの知識がある私ですら、他人の作成したエクセルを読み解くまでに時間と気合と根性が必要です。

 

 

つまるところ、エクセルを作った社員に仕事が集中するのです。

なにしろエクセルの沼にはまり込んでいますので、本当は単なる表でよいのに、セルを結合したり、一定の数値を入れるとフォントのカラーを変えてみたり、if関数でエラーがでたら空白にしたり、と作りこむ。

 

そこまで作りこむ必要は全くなくて、実は余計な作業なのですが、

 

見た目はきれいで上司ウケはいいし、

 

データ処理は周りがその社員にお任せ(というか押し付ける)だから、本人の作業量は減りません。

 

本人も仕事を頼まれるし、エクセル使って楽しいし、で実はモチベーションが高いのです。

ところが会社全体の業務を見ると、エクセル沼の社員で仕事が止まっている。

経営に関する重要データがその社員がいないと出てこない、という悲劇が起こるのです。

さらにその社員が長期休暇とか退職となると・・・・

 

上長が見かねて作業を引き継ぐように指示しても、

 引継ぎ相手が自分と同じかそれ以上にエクセルを熟知していなければならないですし、

何より、自分のモチベーションの源泉が奪われることに抵抗を示すこともあります。

 

 

ということでエクセルは非常に便利なツールですが、場合によっては非効率の源になるのです。